河南省建筑业协会建筑修缮分会议事规则

第一条 为加强本分会对重大事项和重要事务的决策管理，完善自律管理体系，确保议事科学、规范、高效，制定本规则。

本规则所称重大事项是指按规定，分别由会员代表大会和理事会、常务理事会职权范围内决定的事项。

本规则所称重要事务是指按规定，应该向会员代表大会和理事会、常务理事会报告和需要会长办公会、本分会负责人知会的事项。

第二条 本规则适用于会员代表大会、理事会、常务理事会和会长办公会。

第三条 本分会会员代表大会、理事会、常务理事会和会长办公会，按照民主集中制和少数服从多数的原则，在充分发扬民主的基础上，依靠集体智慧，由会长(主持人)集中与会等有关人员的正确意见，作出决定或决议。

第四条 召开会员代表大会、理事会、常务理事会和会长办公会，应在遵守章程规定的各组织机构权限范围内，视情况选择以下五种议事方式之一：

(一)会议方式：一般情况下，凡本分会重大事项，应召开相应会议，进行集体研究决定。凡需要提交会员代表大会研究决定的事项，须按议事程序，以会议方式研究决定。凡提交会议研究的重大事项，由秘书处提前做好议事的程序、方案或建议准备，并将有关资料分发与会成员。

(二)通讯方式：鉴于现代通讯技术发达，遇有特殊情况，参会大多数人员确实难以集中，为了提高议事效率，可运用通讯方式，将需要会议集体研究的事项，通过微信群、视频会议、电子邮件、电话会议等形式，提交大家研究，并做出决定或决议。

(三)会签方式：此方式一般用于需要会长办公会有关成员研究，并需要文字记载备案，且可以不召开会议的事项。会签程序，由秘书处根据会签发起人的意见，以书面文件形式，将需要研究的事项，拟出一种或两种建议方案，按程序分别报送有关会长办公会成员进行审阅，并签署个人意见，由会签发起人集中会签人意见，作出决定。

(四)请示报告方式：一般情况下，本分会的重要事务应书面形式，由秘书处经秘书长向会长请示、报告或通报，必要时还应向副会长报告或通报。特殊情况下，应以口头形式请示、报告或通报。

(五)特殊方式：紧急情况下，会长和秘书长有权共同商定或个人分别临机处置有关事项，但事后必须向会长办公会报告，并对理事会负责。

凡涉及人事变动调整、章程制定或修改、会费标准制定或修改等重大事项，不得以通讯方式、会签方式、请示报告方式、特殊方式决定。

第五条 本分会不论何机构采取何种议事方式，参与议事人员均应畅所欲言，充分表达各自意见和建议。所议事项一旦形成决议或决定，均应自觉遵照执行。任何个人不得会上不说，会下乱说;不得擅自改变集体决议或决定，各行其是。

第六条 召开会议的次数、间隔和主持人，按本分会规定执行。本分会任何议事方式，由会长负责召集主持。会长不在位期间，由会长委托秘书长或一名副会长负责召集主持。

第七条 会议召开前，秘书处应根据协会负责人安排，提前发出会议通知，并做到以下几点：

(一)凡采取会议议事方式，均应按本分会规定，以传真、信函、电子邮件、微信等书面加电话方式，通知有关人员。

(二)通知内容一般应包括：会议时间、地点、人员和内容及注意事项或要求。

(三)必要时，应为与会人员准备和提供足够的会议资料，包括与会议议题相关的背景资料和有助于与会人员理解本次会议宗旨的信息和数据。

第八条 凡采取会议或通讯议事方式，秘书处应按本分会规定通知相应人员。副秘书长和秘书处及有关负责人，由会议主持人或秘书长视会议内容需要，确定是否列席有关会议。

通知参加议事的人员，一般不得缺席，并亲自签到。特殊情况不能出席者，应书面或口头向会议主持人请假，并可委托本单位其他人代表参加并签到。签到包括出席人姓名代委托人姓名。代表参会者所发表的意见须能代表应参会本人意见，否则不得委托他人代表参会。应出席未出席会议又不委托代表出席的，视为放弃在该次会议上的表决权。

第九条 会员代表大会、理事会或常务理事会和会长办公会议事的表决，视议事方式和表决内容，采取或口头、或举手、或签字、或无记名投票的形式进行，一人一票表决权。受委托出席会议的代表，应对自己代表的表决行为负责。

凡采取会议或通讯方式议事，必须经过三分之二(含)以上有表决权的成员同意方能召开。如须表决，由议事主持人决定表决方式。表决须由参加议事成员的三分之二(含)以上通过方为有效。

参加议事成员，包括与会的委托人，应当对参与议事的决议承担有关责任。但经证明在表决时曾表明异议并有记载的，该参议者可以免除责任。

第十条 采取会议方式议事应当由秘书处指定专人记录，记录人应当在会议记录上签名。与会人员有权要求在记录上对其在会议上的发言做出说明性记载;采取通讯方式议事的议事过程和结果，秘书处应予以保存备份。

(一)会议记录内容包括以下内容：

1、会议召开的日期、地点和召集人姓名;

2、与会人员姓名以及受委托出席会议的与会人员姓名;

3、会议议程;

4、发言要点;

5、决议事项的表决方式和结果(表决结果应记明赞成、反对或弃权的票数)。

(二)会议记录应当完整、真实。会议记录人要认真记录和整理会议所议事项。会议记录应作为本分会重要档案，由记录人或指定专人妥善保存，以作为日后明确与会人员责任的重要依据。

(三)会议根据需要应对其中部分决议内容形成专题会议纪要，必要时，由与会人员当场共同签署，或会后整理通过微信信息方式，经与会人员审查无误，并截屏打印后，作为附件与纪要一并会签存档。

第十一条 本规则经理事会通过后生效，如需修改仍应经理事会研究通过。

第十二条 本规则经理事会审议通过后生效，由理事会解释